Thứ mà các ứng viên thường hỏi mỗi khi có doanh nghiệp đăng tuyển nhân sự là JD. Tùy nội dung trên JD mà ứng viên quyết định có nộp hồ sơ xin vào làm việc cho công ty hay không. Điều này cho thấy cái JD nó quan trọng như thế nào.
Nhưng phía doanh nghiệp, doanh nghiệp có thật sự coi JD quan trọng đến vậy không?
Ngoại trừ các tập đoàn đa quốc gia, phần lớn các doanh nghiệp là không!
Vì hầu hết JD được "biên soạn" theo cách như sau:
- Tìm trên mạng xem có JD tương tự như mình muốn để tải về. Sau đó chỉnh sửa lai một số chỗ, có khi còn sót tên công ty cũ !!!.
- Bộ phận HR yêu cầu đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cho mấy cái gạch đầu dòng về yêu cầu chuyên môn, rồi HR biên soạn theo mẫu chung của công ty.
Trong khi đó, yêu cầu chung của một bản JD là:
- Thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty qua form mẫu trình bày.
- Phản ánh qui mô và tầm quan trọng trọng của vị trí đối với công ty, cấp độ của vị trí trong cấu trúc tổ chức công ty, gắn liền với những quyền lợi được hưởng ngoài lương chính và quyền hạn của vị trí.
- Người mà vị trí này sẽ báo cáo. Chỗ này khá quan trọng đối với một số ứng viên. Nếu đa số nhân viên rời công ty là vì có vấn đề với người quản lý trực tiếp, thì ngược lại, cũng có nhiều nhân viên xin vào công ty chỉ vì họ muốn làm với người quản lý nào đó. Nói một cách khác, công ty tuyển được nhân sự giỏi có phần nhờ uy tín của người quản lý.Tuy nhiên, nhiều công ty không nghiêm túc chỗ này. Hoặc họ không cung cấp thông tin, hoặc cung cấp không chính xác, vì không muốn đề cao vai trò của một cá nhân!?
- Vị trí này quản lý bao nhiêu người. (những ai sẽ chia phần gánh vác khối lượng công việc này với tôi).
- JD phản ánh chiến lược của công ty. Công ty tuyển người là để thực hiện một số nhiệm vụ theo yêu cầu của chiến lược công ty. Nên nếu dùng JD công ty khác, tức là mình tuyển người phù hợp cho công ty kia, chứ không phải tuyển người phục vụ thực thi chiến lược công ty mình.
Do vậy khi tuyển các ứng viên cho vị trí cao, lãnh đạo công ty phải tham gia ý kiến (chuyển tải yêu cầu về mặt chiến lược) để bộ phận tuyển dụng đưa vào cho đúng yêu cầu. Trong thực tế, các sếp thường khoán trắng việc này cho phòng HR.
- Điều kiện tuyển dụng. Vị trí này công ty tìm kiếm người như thế nào về mặt kiến thức đào tạo, trải nghiệm chuyên ngành và kinh nghiệm vị trí nào. Nội dung này có được từ việc phân tích doanh nghiệp, phân tích vị trí, phân tích môi trường tuyển dụng ...
Nội dung này giúp ứng viên nhanh chóng xác định mình có hy vọng hay không nếu ứng cử vào vị trí ấy. - Yêu cầu chuyên môn. Nêu cụ thể trình độ yêu cầu đối với ứng viên về mặt kỹ năng chuyên môn. Xem danh mục kỹ năng và cấp độ yêu cầu, ứng viên biết mình thừa năng lực ở kỹ năng nào, thiếu so với kỹ năng nào, để liệu mà quyết định nộp đơn hay không, và chuẩn bị giải thích khi được phỏng vấn.
Nội dung trên JD chỉ là phần nổi mà ứng viên nhìn thấy. Ở đằng sau nó, phía doanh nghiệp là một hệ thống quản lý kết nối các vị trí thuộc các chức năng khác nhau, mà vị trí này chỉ là một mắc xích của hệ thống.
Tuyển đúng người, mắc xích ấy chạy suông sẻ, thúc đẩy qui trình sản xuất-kinh doanh chạy hiệu quả hơn. Tuyển sai người, nó hục hặc làm chậm hoặc gián đoạn hoạt động của cả guồng máy doanh nghiệp.
Những nơi xem thường tầm quan trọng của tờ JD thường có tỷ lệ tuyển dụng thất bại rất cao. Và chất lượng tuyển dụng cũng khó đảm bảo, nếu không muốn nói là có phần may rủi.
Người ta thường chỉ quan tâm đến việc tiết kiệm một ít chi phí tuyển dụng. Ít ai nhìn thấy chi phí cơ hội do lãng phí nguồn lực, và mức độ thiệt hại của một dự án tiền tỷ bị chậm trễ, bị thất bại do thiếu người, do tuyển sai người.
Tôi vừa bổ sung thêm nội dung hướng dẫn soạn thảo JD vào chương trình HR Management.
Tôi không phải là một chuyên gia về nhân sự (HR specialist), tôi là nhà quản lý, và nhân sự là một lĩnh vực chuyên môn mà tôi cần phải nắm chắc, bởi tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Nội dung chương trình huấn luyện này chuyển tải những hiểu biết của tôi, những kinh nghiệm rút ra được trong lĩnh vực Quản Lý Nhân Sự.
Đỗ Hòa - HR Management