Có quá nhiều thứ cần phải làm, lại đòi hỏi nhận thức đúng đắn từ cấp cao nhất, nên không phải doanh nghiệp nào cũng có năng lực mạnh, tạo ra được lợi thế cạnh tranh, nên không phải doanh nghiệp nào cũng hoạt động hiệu quả, nhất là về lâu về dài.
Trong tình doanh nghiệp, tình hình kinh tế chung khá ảm đạm như hiện nay, tôi xin chia sẻ vài ý về quản lý như sau:
A. Để một doanh nghiệp, tổ chức hoạt động hiệu quả, chúng ta cần phát huy hiệu quả ở cả 3 cấp độ:
1. Cá nhân hiệu quả.
Đó là hiệu quả đóng góp từ từng cá nhân trong tổ chức, từ người nhân viên cho đến người quản lý, người CEO... khi thực hiện công việc, chức trách thuộc vai trò của mình.
Hiệu quả đóng góp của từng người cao hay thấp phụ thuộc vào cấp độ, trình độ năng lực của người đó. Năng lực của một người không phải chỉ là những gì người đó biết, hay được đào tạo, mà là những gì mà người đó có thể làm tốt, làm ra kết quả.
Nó bao gồm những kiến thức, nhận thức, hành vi ứng xử và những kỹ năng chuyên môn, kỹ năng cơ bản (làm việc nhóm, xử dụng công cụ thiết bị, sáng tạo, tự tạo động lực, giải quyết vấn đề ...) là những gì giúp bạn đóng góp cho sự thành công của đội nhóm của mình.
Để phát huy hiệu quả cá nhân, các công ty, tổ chức thường có chính sách hướng đến phát triển năng lực cá nhân (personal development). Họ trang bị, củng cố kiến thức mới, nâng tầm trình độ các kỹ năng có liên quan đến người đó, và tạo điều kiện để người đó cọ xác, ứng dụng trong thực tế nhằm giúp tích lũy kinh nghiệm.
Từng cá nhân làm tốt, hiệu quả cao, thì chắc chắn rằng đội nhóm ấy, phòng ban ấy sẽ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, mục tiêu được cấp trên giao cho mình.
2. Đội nhóm, phòng ban hiệu quả.
Đó là hiệu quả đóng góp từ từng đội nhóm chuyên trách, đơn vị phòng ban chức năng... trong một doanh nghiệp, tổ chức, thông qua làm tốt chức trách nhiệm vụ mà đội nhóm, đơn vị phòng ban mình được giao.
Hiệu quả của một đội nhóm cao hay thấp là kết quả tổng hợp của năng lực chung của toàn bộ đội nhóm, đơn vị phòng ban ấy.
Một vài cá nhân xuất sắc là không đủ để làm nên một đội nhóm hiệu quả.
Năng lực của đội nhóm, đơn vị phòng ban, là những gì mà đội nhóm, đơn vị phòng ban ấy có thể thực hiện tốt, có thể làm ra kết quả, đạt các mục tiêu được giao cho. Chứ không chỉ dừng ở những bản kế hoạch và mục tiêu hoành tráng, hay những bài thuyết trình hay ho.
Bên cạnh năng lực, đóng góp của từng cá nhân, để một đội nhó, đơn vị phòng ban hiệu quả còn cần thêm những kiến thức, kỹ năng liên quan đến việc tổ chức phân công, hoạch định công việc, tổ chức thực thi, phân bổ nguồn lực, quản lý dự án... gọi chung là năng lực quản lý.
Ngoài ra người đứng đầu đội nhóm, đơn vị phòng ban cần có thêm năng lực dẫn dắt, kết nối các cá nhân, phát huy các cá nhân thông qua việc sử dụng đúng người vào đúng việc, động viên và hỗ trợ giúp họ làm tốt công việc được giao... gọi chung là năng lực lãnh đạo. (năng lực lãnh đạo không chỉ ám chỉ năng lực của người đứng đầu một doanh nghiệp, tổ chức)
Để phát huy hiệu quả tố chức, các công ty thường có chính sách trang bị, cập nhật kiến thức kỹ năng chuyên môn có liên quan, và nâng tầm các kỹ năng thuộc nhóm kỹ năng quản lý (như đã nêu trên) cho các vị trí quản lý trong công ty. Họ cần không ngừng nâng cao trình độ năng lực của anh em quản lý nhằm giúp anh em phát huy năng lực ngày càng tốt hơn, giúp cho các đội nhóm, đơn vị phòng ban đóng góp nhiều hơn vào thành tích chung.
Nếu từng đội nhóm, đơn vị phòng ban ai cũng làm tốt, ai cũng đạt được các mục tiêu công việc được giao cho mình, thì chắc chắn rằng công ty ấy sẽ đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra.
3. Toàn doanh nghiệp hiệu quả.
Đó là hiệu quả, thành tích chung mà từng cá nhân, từng đơn vị phòng ban trong công ty cùng chung tay tạo ra.
Hiệu quả của một doanh nghiệp có được từ việc phát huy tốt nhất có thể năng lực của từng cá nhân, từng đội nhóm, đơn vị phòng ban, và năng lực của bản thân của người đứng đầu doanh nghiệp ấy.
Nó bao gồm năng lực tư duy chiến lược (nhìn xa trông rộng, dự báo tình hình, đề ra hành động ứng phó, nắm bắt cơ hội, giảm thiểu rủi ro), năng hoạch định và năng lực thực thi, năng lực tổ chức bộ máy, năng lực tìm kiếm và thu hút nguồn lực, năng lực phát huy nguồn lực, năng lực dẫn dắt đội ngũ.
Để phát huy hiệu quả của một doanh nghiệp thì nâng tầm kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn (ngành nghề), nâng tầm năng lực quản lý tổng quát (hiểu biết và nhận thức về môi trường kinh doanh, khả năng tư duy, khả năng hoạch định, khả năng thực thi, khả năng lãnh đạo của cá nhân người đứng đầu.
Nếu người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức mà có năng lực cao, có khả năng làm tốt những công việc thuộc vai trò, chức trách của mình, thì doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả, sẽ phát triển.
B. Thực trạng
Vấn đề là nhiều anh chị quản lý doanh nghiệp còn chưa nhận thức đầy đủ, không phân biệt được hiệu quả ở cấp độ cá nhân, hiệu quả ở cấp độ đội nhóm-phòng ban, và hiệu quả ở cấp độ doanh nghiệp. Dẫn đến nhận thức sai và đầu tư cho năng lực bị sai lệch. Nơi cần thì không đầu tư, nơi không cần thì đầu tư, đầu tư dàn trải thiếu trọng tâm, dẫn đến lãng phí tiền bạc và thời gian mà không cải thiện được hiệu quả.
Theo tôi, câu hỏi đầu tiên cần phải trả lời trước khi quyết định đầu tư nâng tầm năng lực là:
1. Doanh nghiệp mình kém hiệu quả, không phát triển được là do (điểm nghẽn của doanh nghiệp):
- Cá nhân chưa hiệu quả (cá nhân nào, ai?), kém hiệu quả về mặt năng lực cá nhân nào?
- Đội nhóm, đơn vị phòng ban chưa hiệu quả (đội nhóm nào thuộc phòng ban nào?), kém hiệu quả về mặt năng lực quản lý nào?
- Hay bản thân người đứng đầu doanh nghiệp còn chưa hiệu quả? kém hiệu quả ở mặt nào? liên quan đến năng lực nào?
Kế đến là câu hỏi:
2. Doanh nghiệp mình sẽ giải quyết những yếu kém, hạn chế về năng lực bằng cách nào?
- Huấn luyện bên trong
- Huấn luyện bên ngoài
- Kèm cặp
- Hướng dẫn
- Trải nghiệm thực tế
- ...
Cuối cùng mới đến câu hỏi:
3. Chọn đối tác nào, trường nào, trung tâm nào? Kế hoạch thực hiện, ngân sách, đánh giá kết quả như thế nào?
Tiếc là phần lớn các anh chị thường làm theo thứ tự ngược lại, bắt đầu từ (3).
Và thường dễ dàng khi chi tiêu vào đầu tư nâng cao năng lực cá nhân (vì các chương trình này chi phí thấp, vui nhộn, dễ tiếp thu, các đối tác ở level này thường "chơi đẹp").
Ít người quan tâm các chương trình nâng cao hiệu quả của đội nhóm, đơn vị phòng ban (vì cấp quản lý thường đề xuất cấp dưới đi học, ít người tự đề xuất xin mình đi hoc, vì nội dung khoa học khô khan, khó tiếp thu nên ít người muốn học, vì chi phí cao, sợ đầu tư rồi nhân sự quản lý đi nơi khác...).
Và càng ít người quan tâm đầu tư nâng cao hiệu quả chung cho toàn doanh nghiệp (vì không nhận thức được nhu cầu, không nhận thức được vai trò và trách nhiệm của cá nhân mình, vì cho rằng công ty kém hiệu quả là do nhân viên, vì sĩ diện, vì lười học ham chơi...).
Chỉ một chữ "cải thiện hiệu quả" không thôi mà có quá nhiều thứ cần phải làm, lại đòi hỏi nhận thức đúng đắn từ cấp cao nhất, nên không phải doanh nghiệp nào cũng có năng lực, tạo ra được lợi thế cạnh tranh, không phải doanh nghiệp nào cũng hoạt động hiệu quả, nhất là về lâu về dài.
Đỗ Hòa - Tinh Hoa Quản Trị
Nhập Ý Kiến