Đa sô các doanh nghiệp chọn tháng 11 là tháng để bắt đầu khởi động qui trình hoạch định cho năm sau. Các tập đoàn lớn thì họ khởi động sớm hơn từ tháng 10 vì bộ máy lớn, bao gồm nhiều ngành nghề, nhiều đơn vị thành viên. Riêng các doanh nghiệp nhỏ thì có khi sang tháng 12 họ mới làm, vì họ chỉ họ chỉ làm mỗi cái kế hoạch kinh doanh.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, hoạch định cho năm sau là công việc cực kỳ hệ trọng, vì một số lí do sau:
- Là yếu tố quyết định cho kết quả kinh doanh của năm sau.
Nếu công việc hoạch định được thiết kế chu đáo, được chuẩn bị tốt từ ngay cấp cơ sở, với sự tham gia một cách chủ động của các phòng ban tham mưu, thì chất lượng của chiến lược và kế hoạch năm sau là rất cao, khả năng doanh nghiệp đạt được các chỉ tiêu, mục tiêu của năm sau là rất cao. - Giảm đáng kể các rủi ro cho doanh nghiệp.
Nếu công việc hoạch định được thực hiện nghiêm túc từ các bước, thì các rủi ro, các mối đe dọa đối với hoạt động của doanh nghiệp hẳn đã được mọi người nhận diện và đề ra biện pháp kiểm soát để giảm thiểu tác động đối với doanh nghiệp. - Củng cố sự đoàn kết, thống nhất tư duy và hành động, tăng sức mạnh đội ngũ.
Quá trình hoạch định là một cơ hội hiếm có, mỗi năm chỉ xảy ra một lần, mà mọi người trong doanh nghiệp có dịp gác hết công việc, ngồi lại với nhau và cùng nhau đánh giá lại kết quả năm qua, nhìn nhận những mặt yếu kém nội tại, nhân diện những thách thức sẽ đối diên trong tương lai và cùng nhau bàn bạc tìm hướng đi thích hợp. - Cơ hôi phát hiện những nhân tố mới.
Quá trình hoạch định là một quá trình kiểm điểm lại những việc vừa làm, bàn luận những việc hệ trọng... nên đó là cơ hội để phát hiên những cá nhân và đội ngũ có tiềm năng, có tư duy sắc sảo, có những sáng kiến đột phá... Họ là những nhân tài, là tài sản quí của doanh nghiệp.
Do tầm quan trọng của công tác hoạch định cuối năm nên các doanh nghiệp thường đầu tư rất thích đáng vào nhiệm vụ này, cả về mặt thời gian và ngân sách.
Các sếp lớn ai cũng có việc, tất cả công việc hàng ngày đều được gác lại để dành ưu tiên cho sự kiện này. Doanh nghiệp cũng dành ra một ngân sách để có thể tập trung các thành phần cốt cán của mình lại và tạo những điều kiện thoải mái nhất với mong muốn sẽ mang lại hiệu quả xứng đáng.
Cần lưu ý rằng, phương pháp, qui trình và thời gian hoạch định của mỗi công ty là có thể khác nhau tùy thuộc vào qui mô, mô hình tổ chức, đặc thù ngành nghề kinh doanh và đội ngũ quản lý, nên hầu hết các doanh nghiệp đều có những điều chỉnh riêng, sao cho hoạt động này mang lại hiệu quả cao nhất.
Do công việc hoạch định chỉ xảy ra mỗi năm một lần, nên theo quan điểm của chúng tôi, nếu là lần đầu tiên tổ chức, hoặc đã tổ chức rồi nhưng hiệu quả chưa cao, thì nên nhờ người có kinh nghiệm hướng dẫn và cố vấn cho khâu tổ chức. Mục đích là để có thể tổ chức tốt, mang lại hiệu quả cao ngay từ lần đầu, bởi nếu không thì phải mất thêm một năm nữa thì mới có cơ hội để sửa sai.
Đỗ Hòa - TINH HOA QUẢN TRỊ