Có thể nói đây là phòng nắm lượng tiền lớn nhất của công ty, bởi với hầu hết các công ty lớn, tất cả các hợp đồng mua bán trong công ty đều phải qua cửa này.
Có lẽ với công ty Việt Nam thì tên gọi Phòng Vật tư nghe quen thuộc hơn. Phòng Hợp đồng và Mua (Contract & Procurement) cũng có chức năng thu mua và cung cấp vật tư cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đó chưa là tất cả chức năng của đơn vị này.
Không chỉ có chức năng mua sắm và cung cấp vật tư, thiết bị, chức năng phòng CP bao phủ tất cả các nhu cầu mua sắm, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ, đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Từ sản xuất cho đến kinh doanh, văn phòng. Phòng CP còn có chức năng tổ chức đấu thầu cung cấp dịch vụ xây dựng cơ sở hạ tầng... cho doanh nghiệp.
Để thực hiện tốt chức năng của mình, phòng CP phải thực hiện các công việc sau:
- Lập kế hoạch dự báo nhu cầu dựa trên dự báo, kế hoạch kinh doanh của các đơn vị trong doanh nghiệp.
- Đánh giá năng lực của các nhà cung.
- So sánh và cập nhật giá thị trường.
- Xây dựng chiến lược mua, cung cấp đối với những hạng mục thường xuyên có nhu cầu.
- Xây dựng qui trình, thủ tục mua, cung cấp.
- Phối hợp với các đơn vị có nhu cầu, xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chí đánh giá hàng mua.
Để đảm bảo hoạt động có hiệu quả, phòng CP cần phải đảm bảo các nguyên tắc, chính sách sau:
- Vật tư, nguyên liệu được cung cấp phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, có nội hàm giá trị do phòng CP tạo ra.
- Có chính sách và qui trình tác nghiệp minh bạch, công khai, đảm bảo sự tham gia đầy đủ và trách nhiệm của đơn vị, cá nhân phát sinh nhu cầu.
- Đảm bảo tuân thủ các chính sách, qui định của công ty về xung đột lợi ích.
- Đảm bảo các qui định, chính sách của công ty về quản lý tài chính.
- Đề cao yếu tố trách nhiệm, định kỳ đánh giá hiệu quả, thành tích của từng cá nhân trong phòng.
- Có biện pháp hữu hiệu đề phòng, ngăn ngừa và kiểm soát tiêu cực trong đơn vị.
Tùy vào qui mô và đặc thù của doanh nghiệp mà phòng CP và chính sách, qui trình được tổ chức cho phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả của chức năng này.
Đỗ Hòa
Tinh Hoa Quản Trị