Nhằm giúp các anh chị quản lý doanh nghiệp hiểu rõ hơn và ứng dụng hữu hiệu hơn hai công cụ này, KPI và BSC, tôi xin chia sẻ một số nội dung như dưới đây để các anh chị tham khảo.
KPI và BSC là hai công cụ được dùng khá phổ biến trong quản lý doanh nghiệp.
KPI ra đời trước BSC. KPI có thể dùng như một công cụ độc lập, dựa trên các mục tiêu (objective based), để đánh giá thành tích nhân sự. Chức năng nào cũng dùng được, tùy vào mục tiêu công việc mà đặt KPI.
Chẳng hạn, nếu mục tiêu là bán 100 tỉ tiền hàng, thì KPI doanh thu là 100tỉ đồng. Ngoài doanh thu thì có thể cần đặt KPI chăm sóc khách hàng, và nếu đặt ra mục tiêu là chăm sóc, duy trì quan hệ với khách hàng, thì KPI có thể là đến thăm khách hàng mỗi tháng 1 lần (với nhóm khách hàng lớn), và gọi điện thoại hỏi thăm khách hàng mỗi tháng 1 lần (nếu là nhóm khách hàng nhỏ)...
Trong khi đó, BSC là một công cụ trong hệ thống qui trình quản lý kết nối (như trong strategic management). Tức là phải có chiến lược và chiến lược phải được cascade xuyên suốt trong hệ thống (BSC cũng cascade theo hệ thống).
Rồi phải có đầy đủ qui trình và thực tế là đang vận hành theo qui trình (để việc cải tiến qui trình mới có ý nghĩa).
Kèm theo đó phải có hệ thống quản trị nguồn nhân lực đầy đủ (tức là có competency profile cho từng vị trí, có chính sách people development, có talent management, có chính sách thu nhập gắn liền với năng lực...), thì việc đặt mục tiêu phát triển con người mới có cơ sở, có định hướng và nhân viên mới có động lực mà thực hiện.
Rồi tài chính thì phải minh bạch (cái này ít công ty SME đáp ứng), để các cấp quản lý biết chi phí mình bao nhiêu, lợi nhuận công ty mình đóng góp như thế nào, bằng cách nào... để họ improve và đóng góp vào lợi nhuận chung của cả công ty.
Vậy nếu những phần khác (nêu trên) mà chưa có, hoặc có nhưng chưa hoàn chỉnh, mà áp dụng BSC thì BSC sẽ không phát huy hiệu quả. Áp dụng trong hoàn cảnh như vậy sẽ chỉ mất công, phí thời gian triển khai quản lý công cụ mà hiệu quả thì không bằng áp dụng KPI như là một công cụ độc lập.
Cuối cùng, chúng ta phải hiểu rằng, các công cụ được phát triển theo thời gian ứng với từng giai đoạn phát triển của việc hoạch định và quản lý doanh nghiệp.
Giai đoạn 1. Hoạch định dựa trên mục tiêu tài chính.
Giai đoạn 2. Hoạch định dựa trên dự báo.
Giai đoạn 3. Hoạch định dựa trên tình hình bên ngoài.
Giai đoạn 4. Quản trị chiến lược tổng thể.
Trong đó BSC được phát triển và ứng dụng trong giai đoạn 4 (quản trị chiến lược tổng thể), trong khi KPI thì được phát triển và ứng dụng quản trong các giai đoạn trước.
Nói một cách khác BSC giúp cân bằng các KPI trong một hệ thống phức tạp (thường là công ty lớn, đa quốc gia, đa ngành nghề), nhằm tránh bị thiên về một khía cạnh mà bỏ sót các khía cạnh quan trọng khác.
Về mặt thực tiễn quản lý, thì bản thân tôi khi chưa xây dựng hệ thống và qui trình quản lý hoàn chỉnh trong doanh nghiệp (đa số doanh nghiệp VN trong tình trạng này), thì tôi dùng KPI để quản lý performance, và vẫn ổn.
Vậy tóm lại là tùy hiện trạng quản lý doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn nào mà áp dụng công cụ cho phù hợp thì mới phát huy hiệu quả.
Chứ xin đừng gắn lốp xe hơi vào xe máy!
Đỗ Hòa
TINH HOA QUẢN TRỊ