Trong quá trình hoạt động tư vấn, chúng tôi đã nhiều lần phản đối, đề nghị ngưng triển khai ứng dụng CNTT (ERP là một ví dụ) đối với một số khách hàng mà chúng tôi thấy họ chưa sẵn sàng, chưa thật sự cần thiết.

Trong bối cảnh Việt Nam tham gia TPP với một điều khoản về bản quyền sở hữu trí tuệ, và theo trào lưu chung, có nhiều ứng dụng CNTT (phần cứng, phần mềm) được phát triển và chào mời cho doanh nghiệp. Tôi xin chia sẻ một số quan điểm của cá nhân về trào lưu này nhằm giúp các doanh nghiệp cân nhắc sao cho các đầu tư về CNTT phát huy hiệu quả.

Trước hết, chúng ta cần phân biệt ứng dụng CNTT hỗ trợ cá nhân với CNTT hỗ trợ quản lý doanh nghiệp.

Ứng dụng CNTT cho cá nhân.

Theo tôi thì hầu hết những ứng dụng CNTT cho cá nhân thì là nên khuyến khích. Đây là những phần cứng, phần mềm hỗ trợ, giúp tăng hiệu suất làm việc của các cá nhân. Chẳn hạn như máy tính cá nhân với hệ điều hành và bộ office (soạn thảo văn bản, tính toán, thuyết trình, xử lý hình ảnh, danh bạ điện thoại, email, lịch, ghi chú, tự điển), những ứng dụng hỗ trợ hội họp từ xa (teleconference, video conference)...

Riêng với các ứng dụng CNTT hỗ trợ cá nhân thì tôi khuyến cáo các doanh nghiệp cần triển khai song song việc triển khai ứng dụng CNTT với các chính sách quản lý ứng dụng CNTT. Mục đích là để quản lý cho hiệu quả, theo đó cần phân biệt đối tượng và nhu cầu ứng dụng CNTT để đầu tư phần cứng, phần mềm cho phù hợp với nhu cầu, đảm bảo hiệu quả đầu tư.
Đã xãy ra trường hợp doanh nghiệp đầu tư mà không có chính sách quản lý CNTT dẫn đến hiệu quả làm việc của nhân viên không tăng mà giảm sút. Thời gian làm việc thực sự của nhân viên giảm đáng kể sau khi đầu tư ứng dụng CNTT, dẫn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sút kém so với khi chưa đầu tư.

Ứng dụng CNTT cho quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm ứng dụng dành cho doanh nghiệp là những ứng dụng phần mềm hỗ trợ hoạt động của các chức năng trong doanh nghiệp. Các ứng dụng này chủ yếu là hỗ trợ thông qua tự động hóa, tích hợp chức năng, thay thế một phần hay toàn bộ công việc của nhân lực. Những phần mềm này thường là các phần mềm quản lý kinh doanh, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý tích hợp toàn diện các nguồn lực...

Trong nội dung dưới đây tôi nói về các phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp.

Ứng dụng CNTT là phép mầu có thể giải quyết những khó khăn về quản lý của doanh nghiệp.

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp có những khó khăn trong công tác quản lý. Chẳng hạn như kém hiệu quả, mất kiểm soát, tiến độ chậm ... và họ nghĩ rằng triển khai ứng dụng CNTT là phương thức có thể giúp họ khắc phục những vấn đề trên.
Thực ra thì không phải như vậy. Nếu doanh nghiệp hoạt động kém thì lãnh đạo doanh nghiệp phải xác định cho đúng nguyên nhân để giải quyết thì mới có thể cải thiện hiệu quả. Chứ ứng dụng CNTT không phải là bộ óc, phần mềm cũng không có những năng lực lãnh đạo và quản lý để có thể thay người lãnh đạo giải quyết được công việc quản lý doanh nghiệp.

Ứng dụng CNTT thay cho con người.

Một số lãnh đạo doanh nghiệp không hài lòng với nhân viên trong doanh nghiệp, nên nghĩ rằng triển khai một ứng dụng chuyên ngành nào đó thì nó sẽ vượt qua được những hạn chế của con người.
Nhận thức này là không đúng, vì ứng dụng CNTT cũng cần phải có con người sử dụng, vận hành nó. Vậy nếu con người mà thái độ, tinh thần làm việc kém, nhận thức kém thì chất lượng hiệu quả do ứng dụng CNTT tạo ra cũng kém, không đáng tin cậy.

Ứng dụng CNTT càng đắt tiền, càng tinh vi thì kết quả càng cao.

Một số lãnh đạo doanh nghiệp khi đầu tư ứng dụng CNTT, thường nghĩ rằng mua giá càng đắt, càng tinh vi thì chất lượng và hiệu quả công việc càng cao.
Nhận thức này không đúng. Như đã nói ở trên, ứng dụng CNTT phụ thuộc vào người sử dụng, cho nên ứng dụng CNTT càng phức tạp thì càng đòi hỏi trình độ người sử dụng càng cao. Vậy nếu trình độ nhân viên doanh nghiệp không cao thì không nên đầu tư ứng dụng CNTT phức tạp tinh vi, nếu không thì sẽ phải tuyển thêm nhân viên sau khi triển khai ứng dụng CNTT.

Ứng dụng CNTT thì chắc chắn sẽ giảm chi phí và sẽ tăng thêm lợi nhuận.

Một số lãnh đạo doanh nghiệp kỳ vọng quá nhiều vào việc ứng dụng CNTT. Họ cho rằng ứng dụng CNTT làm thay người thì sẽ giảm chi phí, và do vậy sẽ cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Nhận thức này là không đúng, nếu có đúng thì chỉ đúng ở các nước phát triển nơi chi phí lao động là quá cao. Còn ở VN nơi chi phí lao động còn tương đối thấp thì việc dùng ứng dụng CNTT thay người thường sẽ làm cho chi phí quản lý cao hơn, chứ không thấp hơn.

Đầu tư ứng dụng CNTT chỉ tốn tiền một lần xài hàng chục năm.

Nhận thức này là không đúng. Bên cạnh chi phí của nhân sự quản lý, sử dụng và vận hành ứng dụng CNTT, hầu hết các ứng dụng CNTT đều cần được bảo trì, cập nhật, do vậy chi phí phát sinh hàng năm là có.

Ngày nay, do tiến bộ của khoa học CNTT, các phần cứng, phần mềm trước đây có tuổi thọ 5 năm, thì nay chỉ còn từ 1-2 năm là lạc hậu. Vậy nếu doanh nghiệp vì tiếc tiền đầu tư mà dùng ứng dụng CNTT cũ thì sẽ kém hiệu quả, kém cạnh tranh so với những ứng dụng CNTT mới. Nhưng nếu muốn nâng cấp thì phải đầu tư lại từ đầu.

Ứng dụng CNTT thì an toàn hơn, yên tâm hơn dùng người.

Nhận thức này cũng chỉ đúng ở những quốc gia phát triển, nơi luật lệ chặt chẻ rõ ràng. Ở VN, nếu bạn dùng phần mềm từ một đơn vị thứ ba cung cấp, thì rủi ro sẽ đến từ đơn vị này. Các đơn vị cung cấp dịch vụ ở VN chưa có hệ thống quản lý chặt chẻ như các doanh nghiệp ở các nước phát triển. Họ chưa quản lý tốt được nhân viên, những người có quyền truy cập, thao tác trên nội dung, dữ liệu của khách hàng.

Thêm vào đó, môi trường pháp lý của VN về quản lý thông tin, dữ liệu và tài sản trí tuệ cũng chưa phát triển kịp với nhu cầu của xã hội. Việc người ta rao bán dữ liệu doanh nghiệp nhan nhản là một minh chứng cho điều đó.

Vậy khi nào thì doanh nghiệp cần ứng dụng CNTT trong quản lý?

Theo tôi thì nếu doanh nghiệp của bạn còn nhỏ, qui mô hoạt động còn đơn giản và lợi nhuận thì chưa ổn định, và nhất là khi mà mọi thứ còn có thể quản lý bằng đội ngũ nhân sự của bạn, thì khoan hãy nghĩ đến ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp.

Khi có một hoạt động chức năng gì đó bị quá tải, thì việc đầu tiên mà bạn nghĩ đến là nâng cao trình độ nhân sự, hoặc tuyển mộ người giỏi hơn, hoặc xem lại các chính sách động viên, tưởng thưởng xem có phát huy hay không, chứ không phải là ứng dụng CNTT. Tương tự, khi một hoạt động chức năng kém hiệu quả thì phải xem lại qui trình xử lý công việc, xem lại hiệu quả tương tác trong toàn bộ hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Lí do thì như tôi đã nói ở trên, nếu sự hạn chế là con người thì ứng dụng CNTT không giải quyết được. Sau khi triển khai ứng dụng CNTT bạn cũng phải thuê người giỏi hơn để quản lý, vận hàng. Vậy tại sao không cải tiến hệ thống, tại sao không nâng trình độ con người... để xem họ có đáp ứng yêu cầu công việc không rồi hãy đầu tư ứng dụng CNTT vốn rất tốn kém.

Chỉ khi mà bạn thấy công việc quá nhiều, qui mô hoạt động quá rộng đến độ những nhân sự giỏi cũng không thể làm tốt được, các báo cáo không còn kịp thời, không đủ chi tiết và thường sai sót. Hay khi có những yêu cầu về sản xuất kinh doanh mà mà con người bình thường không thể đáp ứng được, thì hãy nghỉ đến ứng dụng CNTT.

Và ngay cả thế, bạn cũng chỉ nên ứng dụng những ứng dụng CNTT vừa đáp ứng đủ nhu cầu của mình, tuyệt đối không nên vung tay quá trán để rồi ân hận vì chi phí quá cao mà không phát huy được hết!

Kết luận.

Nên nhớ, là một doanh nghiệp ở một đất nước kém phát triển, thì lợi thế về chi phí lao động thấp là một lợi thế rõ rệt nhất của bạn so với các đối thủ đến từ các quốc gia phát triển. Bằng việc sử dụng máy móc và những ứng dụng hiện đại thay cho con người, bạn vô tình đánh mất lợi thế so sánh ấy.

Một điều không kém quan trọng nữa, đó là bảo mật thông tin. Nếu doanh nghiệp muốn đầu tư triển khai ứng dụng CNTT, nhưng lại tiết kiệm không triển khai đầy đủ cả các công cụ bảo mật, bảo vệ an toàn dữ liệu, thì vô hình trung sẽ dẫn đến dễ lộ thông tin của doanh nghiệp.
Một nguyên tắc về bảo mật thông tin trong lĩnh vực ứng dụng CNTT đó là: giải pháp mà chất lượng bảo mật càng cao, thì chi phí càng lớn, và ngược lại, những giải pháp càng rẻ thì tính bảo mật, an toàn thông tin càng thấp.

Trong các nội dung tư vấn của chúng tôi (tư vấn chiến lược, tư vấn quản lý...), chúng tôi luôn cân nhắc nhu cầu sử dụng CNTT của doanh nghiệp khi đưa ra đề xuất giải pháp.
Chúng tôi đã nhiều lần phản đối, đề nghị ngưng triển khai ứng dụng CNTT (ERP là một ví dụ) đối với một số khách hàng mà chúng tôi thấy họ chưa sẵn sàng, chưa thật sự cần thiết.

Đỗ Hòa - Tinh Hoa Quản Trị

Liên Lạc

Địa chỉ văn phòng: Unit 502, 32-34 Ngô Đức Kế, BN, Q1, TP. HCM

Tel: (84) 08 38212402

Mobile: (84) 913801911

Email: contact@tinhhoaquantri.com

Follow Đỗ Hòa